J'en ai marre de ma boite mail !

Pas vous ?

De retour de vacances, pourtant prises fin juillet-début août, à une période "calme" pour ne pas dire morte de l'activité des entreprises en France, je reviens et découvre plus de 500 emails dans ma boite... Soupir... Je viens de finir de les traiter, activité qui m'aura pris 2 jours presque à temps plein...

Et ça ne m'amuse pas ! Surtout quand je constate que 80% de ce que j'ai reçu consiste en :

-> des spams

-> des newsletters quotidiennes que je ne lirai jamais (qui lirait l'édition du Monde d'il y a 3 semaines ?)

-> des mails traitants de sujets résolus par mes associés et mes collaborateurs en mon absence

Et pourtant, nous utilisons Gmail comme système de messagerie interne, qui classe les e-mails d'un même sujet en "conversations", de sorte que je gagne déjà un temps fou dans le traitement.

En discutant de la productivité au travail dans les open-spaces et les entreprises des NTYC avec @pierrevalade hier soir, et comme il me montrait un certain nombre de fonctionnalités que je n'avais pas vue dans Gmail Labs, j'ai décidé de faire un changement radical de mon utilisation des emails...

1/ Recevoir moins d'emails

-> J'ai signalé soigneusement en spam ce matin la plupart des expéditeurs indésirables, et vidé ma boite à spams

-> Je me suis désabonné des Newsletters que je ne lisais pas vraiment, ou qui objectivement ne m'apportait pas de valeur business

-> Je réfléchis à demander à tous mes collaborateurs de ne plus partager par email les ressources intéressantes qu'ils trouvent sur le net (un article, une info etc.), mais à utiliser systématiquement le wiki de l'entreprise, ou à mettre en place un twitter d'entreprise pour ce genre de diffusion. Les avantages sont nombreux : moins d'emails, lieu commun à toute la boite pour les ressources, meilleure circulation de l'info dans l'équipe, archivage de l'info dans un lieu (on ne fordward jamais à un nouveau venu dans une boite les emails traitant de ce type, alors qu'un wiki ou qu'un site dédié avec une searchbar se consulte très facilement). C'était d'ailleurs en parti l'objectif de ce blog au départ. Bref, on en reparlera certainement chez Durable :-)

2/ "Voir" moins d'emails

Je me suis demandé ce matin combien de temps j'ai perdu ces 3 dernières années à regarder ma boite mail. Simplement à la regarder... Question étrange ? Je m'explique : jusqu'à ce matin, ma boite affichait 100 emails par page, et était toujours mouchetée de mails en gras (non lus, comme les newsletters), étoilés (important, à traiter rapidement), grisé (déjà lu). Je n'archivais rien, ne classais rien, ne supprimais rien car le moteur de recherche de Gmail est incroyablement efficace pour retrouver une "conversation". Classer, ça fait perdre du temps. Et pourtant, je suis convaincu que j'ai perdu par réflexe des heures de mon temps à regarder rapidement ma boite en me demandant quel était l'email important que j'avais oublié de traité...

Du coup, sur les conseils de @pierrevalade, j'ai :

-> fini de traiter tous les mails reçus pendant mon absence, et les mails du jour

-> archivé l'ensemble de ma boite mail, en un seul coup (select -> select all -> archive)

De sorte que ma boite est désormais... vide !

Sentiment de légèreté absolu...

3/ Activer les fonctions avancées de Gmail

Pour ce qui est de la productivité, Google doit bien avoir quelques tours dans son sac dans Gmail Labs.

-> J'ai passé Gmail en anglais, pour bénéficier de toutes les fonctionnalités avancées (toutes ne sont en effet pas disponibles en Français) => Paramètres, Général, et sur la première ligne : "Anglais US"

-> J'ai cliqué sur Labs (un des onglets dans paramètres), et activé les fonctions suivantes :

• Don't forget Bob
• Flickr previews in mail
• Google Calendar gadget
• Got the wrong Bob?
• Inbox preview
• Pictures in chat
• Send & Archive
• Undo Send

Je vous laisse découvrir ces fonctionnalités. Je m'arrête simplement sur :

-> Undo Send : génial : pendant 10 secondes après l'envoi d'un email je peux cliquer sur "undo", et annuler l'envoi de mon email. Une fonctionnalité qui me servira 10 fois par ans, mais qui m'évitera pas mal de sueurs froides :-)

-> Send & Archive : génial : je répond à un mail, et par défaut le mail disparaît de ma boite : la tâche est traitée, elle sort de mon champ visuel.

-> Don't forget Bob et Got the Wrong Bob ? : génial là encore : si je tape l'adresse de Guillaume, Gmail sait que je mets presque à chaque fois Benoit également en copie et me suggère d'ajouter Benoit dans les destinataires. Plus besoin de taper les lettres de l'adresse de Benoit, un simple flèche + entrée et le voilà dans la boucle ! "Got the wrong Bob" fonctionne de manière similaire : si je tape les adresses des actionnaires de l'entreprise, et que par mégarde je me trompe d'Olivier, Gmail me dit que je suis en train d'envoyer des infos confidentielles à mon copain Guide de Haute Montagne, et pas à l'Olivier de mon conseil de surveillance !

4/ Traiter plus vite ses e-mails

Tous les analystes qui utilisent Excel toute la journée vous le diront : un utilisateur efficace d'Excel n'utilise pas (ou presque pas) la souris... Les raccourcis clavier font gagner un temps incroyable.

Je suis donc aller faire un tour sur la page listant les raccourcis clavier de Gmail, ici. Je retiens :

• g + i (afficher la boite de reception : i pour inbox)
• g + a (go to "all mail" ce qui est rassurant pour refaire apparaître tous les emails de sa boite)
• c (compose : ouvre un nouvel email vide)
• e (archive la conversation)
• ! (report as a spam)
• r (sur un message : reply)
• a (sur un message : replay to all)
• f (sur un message : fordward)
• # (sur un message : supprime)
• z (undo : annule la dernière action)

Et le golden collector :

• tab + enter (send message)

Je me force à utiliser ces raccourcis clavier depuis 3 heures environs... et la vitesse à laquelle je traite mes emails est juste hallucinante... :-)

5/ Contrôler (limiter ?) l'instantanéité

Avons-nous vraiment besoin d'être connecté tout le temps à notre boite mail ? A répondre tout de suite ? A être disponible pour les sollicitations des gens ? Entre mon ordinateur portable et mon Iphone, je suis tout le temps connecté. Sur les conseils (!) de ma femme, j'ai décidé de ne plus regarder mes mails une fois chez moi le soir... mais je les consulte tous les jours le we... :-( Ce faisant, j'habitue mes correspondants à cette instantanéité rendue possible par l'outil, et je me prends à mon propre jeu : je suis obligé de répondre rapidement aux mails que je reçois continuellement... et je reste scotché à ma boite mail toute la journée, sans arriver à libérer 2 heures de mon temps pour avancer réellement et efficacement sur le reste de mon travail.

Répondre aux emails est important bien sûr, c'est même une partie essentielle du boulot de manager. Démarcher des contacts, déléguer à ses collaborateurs, réfléchir à un sujet complexe et dénouer une situation, suivre l'avancement d'un projet, faire circuler une ressource importante (à non, ça on a dit qu'on arrêtait ! :-). Mais ce n'est qu'une partie seulement des responsabilités à assumer. Et plus j'y pense, plus je suis convaincu que les allers-retours que je fais toutes les 5 minutes sur ma boite mail me font perdre en concentration, et donc en productivité.

Je vais donc essayer de faire des "sessions gestion de mes emails" : je passe 1h sur ma boite, je traite les mails (qui sortent du coup de mon champ visuel), et quand je suis à 0 (ou presque), je retourne à mes autres tâches. Un sujet super urgent dont il faut m'informer ? Je suis disponible par téléphone (SMS - Appel), le reste du temps je ne suis plus l'esclave de ma boite mail... et je peux recommencer à réfléchir ! On va voir ce que ça donne dans la pratique... :-)

A ce sujet, @pierrevalade (encore lui) m'a fait découvrir ce concept de InboxZero de Merlin Mann, voir la vidéo très intéressante (même si un peu longue) ci-dessous :

Et vous : quels sont vos bons tips pour gérer vos emails ?

Cet été, j'ai lu mon premier livre... électronique !

"Les trois mousquetaires" d'Alexandre Dumas. Et c'était bien :-)  Mais vraiment bien... et cela m'a assez étonné d'ailleurs.

Tout commence toujours par une histoire

Le livre bien sûr, un classique qu'à ma grande honte je n'avais pas lu étant plus jeune :-( Or, cet hiver j'ai signé l'un de mes mails aux actionnaires de Groupe Durable.com "Les trois mousquetaires" puisque nous sommes désormais trois co-dirigeants de la société. Et en y réfléchissant bien, il est vrai que Guillaume a souvent des airs d'Athos : un sage qui parle peu, mais qui parle bien, efficace et droit dans ses bottes. Benoît serait plus un côté Aramis, généreux et secret, courageux et passionné des choses de Dieu. Quand à moi, je suis probablement plus proche du tempérament de Porthos : fougueux, passionné, parlant beaucoup mais pas toujours bien malin :-)

Sauf que dans notre histoire, il n'y a pas de D'Artagnan en vue... du moins pour le moment !

Le livre donc, mais surtout "l'expérience". Car comme on le sait, dans les nouvelles technologies, l'expérience est capitale.

Avant de partir en vacances, je me suis demandé quel livre je pourrais bien emmener dans mon sac. Et nous en avons pris trois ou quatre ma femme et moi, de bons livres sentant fort l'encre et le papier sorti des presses d'imprimeries. Au format poche, pour pouvoir me balader avec, aller à la plage, peut-être l'abîmer un peu sans trop de remord.

Et puis, à l'aéroport en attendant l'avion, je suis aller par simple curiosité regarder la catégorie "livres numériques" de l'app store d'Apple, à partir de mon IPhone. Premier détail : cette catégorie est l'avant dernière que me propose Apple, et a pour icône illustrative un symbole du Coran. Bon... j'ouvre quand même.

Expérience utilisateur de mon premier EBook

Apple me propose d'abord les livres "payants" : les 4 premiers sont des versions du Coran, aucun livre ne dépasse les 3,99€, et la plupart sont entre 0,79€ et 1,59€. Pas cher pour un livre donc... Oui, mais il s'agit d'un livre numérique, et une petite voix résonne au fond de moi : "Une fois acheté, aurais-je vraiment envie de le lire ?"

Je passe donc aux livres "gratuits", et regarde attentivement les 50 premiers livres mis en avant : 1/3 sont des livres religieux (Coran, Bible) et je me souviens alors avoir appris un jour que le livre le plus lu au monde (ou était-ce le plus imprimé ?) est la Bible ; 1/3 des livres "classiques", tombés dans le domaine public (Les fleurs du Mal, Les fables de la Fontaine etc.), et 1/3 des livres/mangas à caractère sexuel (Kamasutra, poèmes érotiques etc). Vous connaissez la suite, je choisi donc "Les trois mousquetaires".

Pendant que l'application se charge sur mon IPhone, je prends conscience que j'ai à portée de main, gratuitement, où et quand je veux à ma disposition l'intégrale du répertoire des livres classiques de la littérature française. Peut-être pas encore 100% du répertoire certes, mais si ce n'est déjà le cas, cela devrait arriver assez vite. Sentiment de toute puissance momentanée...

J'ouvre l'application "Les trois mousquetaires". Rien de très extraordinaire à première vue : on passe les pages comme on fait défiler les photos, je peux accéder en un clic à la table des matières, un marque page virtuel s'affiche sur la page au moment de fermer l'application, et s'y trouve lorsque je la ré-ouvre. Et je commence à lire.

Je lis assez lentement, (beaucoup plus lentement que ma femme par exemple :-) et j'avoue avoir ressenti une certaine satisfaction quand au bout de 10 min, le compteur de pages situé en bas de l'application affichait 78 :-). 78 pages en 10 min, un record pour moi... même si les pages sont extrêmement courtes... mais au fait, 78 pages sur combien ? Je vais avec la table des matière à la dernière page du livre : 2.895 . Ah oui quand même ! :-)

Et je dévore le livre en quelques jours. Partout, tout le temps, je lis. Je remarque un détail amusant : j'ai toujours sur moi mon téléphone... donc mon livre. Dans un bus, à la plage, dans une file d'attente, dans mon lit, aux toilettes... partout ! J'ai mon livre avec moi, et je lis.

Je m'habitue très vite à l'interface, remarque qu'un Iphone est moins lourd qu'un livre de poche de plus de 200 pages ; que je l'ai bien en main, habitué que je suis à l'utiliser au quotidien.

Seul problème à mon goût : la batterie. Je reconnais qu'il est très frustrant d'avoir une histoire passionnante entre les mains, et d'être parfois en panne de batterie sans chargeur avec soi !

Je tire de cette expérience personnelle quatre conclusions :

-> Notre génération (les - de 30 ans c'est-à-dire la génération Y) passe ses journées, ses loisirs connectée aux supports des nouvelles technologies (téléphone, ordinateur portable, console de jeux, télévision etc.). L'expérience utilisateur de la lecture d'un EBook est bonne, donc l'usage ne peut que se développer énormément dans les années à venir. Pour autant, le livre papier ne disparaîtra pas : les deux usages seront complémentaires.

-> Le vrai plus de l'Ebook est son ubiquité : j'ai accès partout, tout le temps, et surtout quand je n'ai rien à faire à un catalogue infini de livres

-> Grâce aux fonctions sociales du web (recommandations de mes amis, moteurs personnalisé en fonction de mes goûts etc.), je vais pouvoir identifier plus vite parmi le catalogue infini de livres (ou parmi les nouveautés et dernières parutions) ceux qui sont susceptibles de me plaire à moi.

-> Avec une version numérisée du livre, nous lirons bientôt plus que des livres... Imaginez le récit d'une expédition de Jean-Louis Etienne... Avec au milieu d'un passage décrivant l'arrivée du bateau en vue du continent glacial Arctic... un diaporama ? une vidéo de l'auteur décrivant ses émotions du moment ? N'avez-vous jamais eu envie d'aller plus loin en refermant la dernière page d'un livre ? Imaginez un peu avoir systématiquement ce genre de retour :

Quelques infos supplémentaires, en vrac

-> Amazon vend désormais plus de livres numériques que de livres papier. Une tendance aux US, loin des habitudes des Français pour l'instant selon le Journal du Net. Voir ici

-> Amazon dit détenir 80% du marché du EBook. Voir ici

-> La bibliothèque virtuelle de Google est, à ce jour et de très loin, la plus avancée au monde. Elle représente un index global d’environ 10 millions de livres numérisés : 1,5 million d’ouvrages tombés dans le domaine public et issus de 29 grandes bibliothèques mondiales, 1,8 million d’œuvres «soumises» volontairement par 25 000 éditeurs surtout professionnels ou universitaires et environ 7 millions de documents principalement issus de bibliothèques américaines. Plus d'infos ici

Dans tous les cas, voilà de quoi me donner envie d'avoir mon propre IPad dans les plus brefs délais ! :-)